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英語のビジネスメールを書く際に役立つ5つのポイント!

こんにちは!ピロッティーです。

 

今回は英語を使ってビジネスメールを送る際に役立つ5つのポイントについてお話したいと思います!

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ビジネスメール送る際に重要なのは、カジュアルな表現は使わないようにしたいという事なのでフォーマルな表現とインフォーマルな表現の区別は確実にしましょう!

 

目次

  1. タイトルの設定
  2. 挨拶
  3. 内容
  4. メールの最後に使える言葉と敬具
  5. 署名

 

 

1、タイトルの設定

日本語のビジネスメールでもそうですがまずタイトルを見ただけで内容が分かるように簡潔にまとめたタイトルを選びましょう!

 

短すぎると[payment]みたいな感じでスパムメールっぽくなります。逆に長すぎると内容を理解しにくくなります。

語数で言うと5〜8単語くらいが理想と言われています。

 

例文

Request for information on event venue.

(イベント会場の情報の依頼)

 

 

2、挨拶

文の始めに相手の名前と挨拶を入れます!

 

まずDear Mr.Satou のように名前の前にDearを入れます。

 

初めてその人にメールを送る場合は次に自己紹介をしましょう。自分の名前、会社名や部署などの所属している所、どのような経緯でメールをすることになったのかを書ければいいです。

 

面識のある人であれば特に挨拶等は必要ありません。メールで挨拶をするのは日本独特の文化なので!

 

久しぶりのメールの場合で挨拶を入れたい場合は It’s been a long time. (お久しぶりです)などを入れればいいです。

 

 

3、内容

メールの中身を書く際に気をつける事は、日本語をそのまま直訳するのはNGということです!

なぜかと言うと文章に違和感が出やすく読みにくくなってしまいます。内容が伝わらないとメールを出す意味がないですよね。

 

Yahoo や Google の直訳してくれる翻訳機能を使うと変な文章になることが分かると思います。

翻訳機能を使う場合は変な文章になっている部分を見つけて部分的に直していけばは問題ないので念入りに読み返して直して行きましょう。

内容が同じになればいいので自分の英語で表現する方が多少文法の間違いがあってもあからさまに変な文章にはならないと思うので伝わりやすいと思います!

 

文章を書いたら必ず読み返してください!

1回目は何かしら間違いが出る可能性が高いです。3回読んで間違いが見つからないくらいがベストです。

英語が苦手な人で周りに得意な人がいれば読んでもらいましょう!

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4、メールの最後に使える言葉と敬具

メールの締めになる表現を紹介します。急に終わると不自然に感じるので締めの文は必須です!

 

If you have any questions please feel free to email me (or us).

(質問がありましたらいつでも私(私達)にメールをください)

 

I’m looking forward to hearing from you.

(ご連絡お待ちしています)

 

 

敬具としてこちらも覚えておきましょう!

 

Regards (敬意を込めて)

 

Sincerely (真心を込めて)

 

どちらもよく使われていますが違いとしてはRegardsの方がややカジュアルです。

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5、署名

メールの1番最後に署名を添えます。

内容は下記の7種類です↓

 

1、名前

2、部署名

3、会社名

4、会社所在地

5、Eメールアドレス

6、電話番号・FAX番号

7、WebサイトURL

 

これだけ揃っていれば問題なしです!

 

 

以上がビジネスメールで気を付けるべき5つのポイントでした。

 

全部意識するのは大変だと思いますがぜひ参考にしてみてください!!

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読んで頂きありがとうございました!

 

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すぐに使える!英語ビジネスメール (件名、書き出し、締め)のセンテンス16選 - ピロッティーブログ